为加强和规范数码照片档案的管理，确保数码照片档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》》等有关法律法规和《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894—2016）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50—2014）等标准，结合本院实际，制定本办法。

本办法适用于本院各部门、各系部参照执行。

1 归档范围

1.1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片。

1.1.1本单位组织或参加的重要活动的数码照片。

1.1.2反映本单位重点工程项目、重点科研项目的数码照片。

1.1.3领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动数码照片。

1.1.4本单位荣获的荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯的数码照片。

1.1.5本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片。

1.1.6本单位历届领导班子成员的数码照片

1.2 记录本校自然风光、楼宇建筑的数码照片以及本校楼宇建筑拆除（炸毁）前拍摄的数码照片。

1.3 记录本单位、本地区重大事件、重大活动、重大会议、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的数码照片。

1.4 其它具有保存价值的数码照片。

2 归档要求

2.1归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不能对数码照片的内容和EXIF信息（附录A）进行修改和处理。除调整亮度、对比度、饱和度等为提高画面质量、增强画面效果的处理外，一般不能进行修改，传送需选择原图，不压缩。经过添加、合成、挖补等修改内容的处理过的数码照片不能归档。

2.2对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、画面完整、方正。反映同一场景同一角度的数码照片一般只归档一张。

2.3归档的数码照片应为JPEG、TIFF或RAW格式，推荐采用JPEG格式。其它格式的数码照片应在保证分辨率不变和EXIF信息不丢失的前提下，将其转换成JPEG或TIFF格式进行归档。

2.4归档的数码照片和照片组应附加文字说明。文字说明准备、具体、完整，应包括题名（由事由、人物、地点组成）、拍摄时间、背景、摄影者等要素，概括揭示该张数码照片或照片组所反映的主要内容。照片组：有密切联系的若干张数码照片的集合。如一次会议、一项活动、一个项目等反映同一问题或事由的若干张数码照片为一个照片组。

2.5具有永久保存价值的数码照片档案，应转换出一套纸质照片同时归档。

3 归档照片的整理

3.1 分类和排列

3.1.1同一全宗内的数码照片档案按“保管期限-年度-照片组”分类。

3.1.2同一照片组内的数码照片档案按形成时间排列。

3.2命名

3.2.1整理过程中，应对数码照片文件进行重命名。

3.2.2数码照片文件采用“保管期限代码-年度-照片组号-张号.扩展名”格式命名。

保管期限代码：分别用“YJ”、“30”、“10”代表永久、30年、10年。

年度：为4位阿拉伯数字。

照片组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从“0001”开始顺序编号。

张号：为4位阿拉伯数字，同一照片组内的数码照片从“0001”开始顺序编号。

示例1：

2016年某单位拍摄的一组XX工作会议的数码照片为本年度第一组照片，保管期限为“永久”，存储格式为JPEG。则该组第一张照片的文件名应为：YJ-2009-0001-0001.jpg。

3.3著录

数码照片档案的著录项目见附录B，建立数码照片档案目录数据库时可参见附录C。

4 归档照片的移交

4.1归档时间

4.1.1重大活动（随时归档，自形成之日起一个月内向档案馆移交。）包括：记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片；领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片；本单位组织或参加的重要外事活动的照片；记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其它异常情况和现象的照片。

4.1.2平常活动（定期归档，归档时间为次年6月底之前）包括：各学院学生毕业照片；记录本校重点工程及其它具有保存价值的照片。

4.2、归档手续

4.2.1归档人员通过档案管理系统进行归档，并打印交接目录；档案室管理员经过审查无误后，双方可办理交接手续。如有相对应的纸质照片，则纸质照片移交到档案室与数码照片同时归档；如只有纸质照片无数码照片，归档单位需在填写《照片档案归档目录模板》（附件2），填写基本信息，与纸质照片一同移交档案馆归档。交接目录一式两份，双方签字后各保存一份备查。

4.2.2学生毕业照归档办法

在对毕业生照片进行归档时，要求纸质照片与对应的数码照片同时归档。一、归档范围毕业生系部、专业或班级合影的照片。二、归档要求 1、数码照片通过照片档案管理系统归档（在标题上注明：**学院**年级**专业或班级毕业生合影）。 2、纸质照片应在正面标明学院、专业和班级，照片要求塑封；照片人员名单应附在照片一侧或背面。

5 存储和保管

5.1 存储结构

数码照片档案可采用建立层级文件夹的形式进行存储。一般应在计算机硬盘非系统分区建立“数码照片档案”总文件夹，在总文件夹下依次按不同保管期限、年度和照片组建立层级文件夹，并以保管期限代码、年度和照片组号命名层级文件夹。

5.2 存储载体

5.2.1数码照片档案应存储在耐久性好的载体上，推荐采用硬磁盘、磁带和一次写光盘作为数码照片档案长期保存的存储载体。（光盘封面格式：附件1）。

5.2.2数码照片档案应存储为一式3套，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。

5.2.3存储数码照片档案的载体应有专门的装具，且应在载体装具上粘贴标签，标签上注明载体套别（封存保管、查阅利用、异地保存）、载体序号、保管期限、起始年度、终止年度和存入日期等。

5.3保管

5.3.1在线存储的数码照片档案的保管条件应符合《计算机场地通用规范》（GB/T 2887-2011）的要求。

5.3.2离线存储在磁性载体上的数码照片档案的保管应符合《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15-1995）的要求。

5.3.3离线存储在光盘上的数码照片档案的保管应符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T 38-2008）的要求。

5.3.4对存储数码照片档案的磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

5.3.5对存储在磁性载体上的数码照片档案，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

6 利用和鉴定销毁

6.1利用

数码照片档案的利用参照学院档案利用借阅制度执行，利用时应确保数码照片档案的信息安全。

6.2 鉴定销毁

依据国家有关规定，对已到保管期限的数码照片档案开展鉴定、销毁工作。

泉州经贸职业技术学院

2020年7月3日